Zbiórka publiczna NGO — nowe zasady, zgłoszenie i rozliczenie [2026]

Zbiórki publiczne pozostają jednym z najważniejszych źródeł finansowania organizacji pozarządowych w Polsce. Po nowelizacji ustawy o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych, która weszła w życie w 2023 roku, zmienił się sposób zgłaszania, prowadzenia i rozliczania zbiórek. Nowe przepisy uprościły część procedur, ale jednocześnie zaostrzono wymogi sprawozdawcze i wprowadzono wyższe sankcje za naruszenia.

W tym poradniku omawiamy aktualny stan prawny obowiązujący w 2026 roku — od definicji zbiórki publicznej, przez procedurę zgłoszenia w portalu zbiorki.gov.pl, po rozliczenie i najczęstsze pułapki, w które wpadają organizacje.

Czym jest zbiórka publiczna — definicja prawna

Zbiórka publiczna to zbieranie ofiar w gotówce lub w naturze w miejscach publicznych, skierowane do bliżej nieokreślonego grona osób. Reguluje ją ustawa z dnia 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych (Dz.U. 2014 poz. 498 ze zm.), znowelizowana w 2023 roku.

Kluczowe elementy definicji:

Publiczny charakter — zbiórka jest kierowana do nieoznaczonego kręgu osób (nie do konkretnych, znanych darczyńców).

Ofiary w gotówce lub naturze — obejmuje zarówno pieniądze (monety, banknoty), jak i dary rzeczowe (odzież, żywność, sprzęt).

Miejsce publiczne — ulice, place, centra handlowe, ale też przestrzeń internetowa (po nowelizacji 2023).

Czego nie uznaje się za zbiórkę publiczną:

Wpłat na konto bankowe organizacji (przelew to nie „ofiarowanie w miejscu publicznym" — ale uwaga na wyjątki po nowelizacji).

Składek członkowskich.

Zbiórek wśród znajomych, w zamkniętym gronie (np. wśród pracowników jednej firmy, jeśli nie jest to akcja publiczna).

Apeli o wpłaty na konto, publikowanych w mediach (o ile nie towarzyszy im fizyczne zbieranie środków).

Granica między apelem o wpłaty a zbiórką publiczną bywa cienka. Zasada jest prosta: jeśli ktoś fizycznie zbiera pieniądze lub rzeczy od nieznanych osób — to zbiórka publiczna i wymaga zgłoszenia.

Warto pamiętać, że cel zbiórki musi być społecznie użyteczny — zgodny z prawem i z interesem publicznym. Nie można zbierać na cele prywatne (np. na własne wakacje) pod szyldem zbiórki publicznej. Cel musi być też skonkretyzowany — „na cele statutowe" to za mało. Prawidłowo sformułowany cel brzmi np. „zakup wyposażenia świetlicy środowiskowej w Poznaniu" lub „sfinansowanie kolonii letnich dla 40 dzieci z rodzin zastępczych".

Kto może organizować zbiórkę publiczną

Nie każdy podmiot może prowadzić zbiórkę publiczną. Ustawa wymienia zamknięty katalog uprawnionych organizatorów:

Organizacje pozarządowe

Fundacje — wpisane do KRS, działające zgodnie ze statutem.

Stowarzyszenia — zarejestrowane w KRS (stowarzyszenia zwykłe mają ograniczone możliwości).

Organizacje kościelne i wyznaniowe — prowadzące działalność charytatywną.

Komitety społeczne

Zbiórkę może zorganizować komitet społeczny — grupa co najmniej 3 osób fizycznych posiadających pełną zdolność do czynności prawnych. Komitet nie musi być zarejestrowany w KRS, ale musi wskazać osobę odpowiedzialną za zbiórkę i jej rozliczenie.

To rozwiązanie dla grup obywatelskich, które chcą przeprowadzić jednorazową akcję (np. zbiórka na remont lokalnego zabytku) bez zakładania organizacji.

Kto nie może organizować

Partie polityczne (mają odrębne przepisy o finansowaniu).

Podmioty komercyjne (spółki prawa handlowego) — chyba że posiadają status OPP i zbiórka służy celom statutowym.

Osoby fizyczne działające samodzielnie (potrzeba minimum 3 osób w komitecie).

Współorganizacja i partnerstwo

Zbiórka może być prowadzona wspólnie przez kilka organizacji — wówczas jedna z nich pełni rolę organizatora głównego i to ona składa zgłoszenie. Pozostali partnerzy są wymienieni w zgłoszeniu jako współorganizatorzy. To popularne rozwiązanie przy ogólnopolskich akcjach charytatywnych, gdzie lokalne oddziały stowarzyszenia prowadzą zbiórkę w swoich miastach na podstawie jednego zgłoszenia centralnego.

Zgłoszenie zbiórki do MSWiA — portal zbiorki.gov.pl

Od 2014 roku zbiórki publiczne nie wymagają zezwolenia — wystarczy zgłoszenie. Całą procedurę przeprowadza się elektronicznie przez portal zbiorki.gov.pl, prowadzony przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Procedura krok po kroku

Załóż konto na portalu zbiorki.gov.pl (potrzebny profil zaufany lub podpis elektroniczny osoby uprawnionej do reprezentacji).

Wypełnij formularz zgłoszenia, podając:

- Dane organizatora (nazwa, KRS, adres, dane kontaktowe).

- Cel zbiórki — musi być precyzyjny i zgodny ze statutem organizacji.

- Formy prowadzenia zbiórki (puszki, skarbony, listy, dary rzeczowe, zbiórka elektroniczna).

- Miejsce i czas prowadzenia zbiórki.

- Przewidywany sposób rozdysponowania zebranych środków.

Wyślij zgłoszenie — ministerstwo publikuje je w ciągu 3 dni roboczych (po nowelizacji skrócono z 7 dni). Brak odpowiedzi w tym terminie oznacza domniemane przyjęcie zgłoszenia.

Zbiórkę można rozpocząć dopiero po publikacji zgłoszenia na portalu. Numer zgłoszenia należy podawać we wszystkich materiałach promocyjnych.

Ważne zasady

Zgłoszenie jest bezpłatne.

Jedno zgłoszenie może obejmować wiele form zbiórki jednocześnie.

Zmiana warunków zbiórki (np. przedłużenie terminu) wymaga aktualizacji zgłoszenia.

Portal zbiorki.gov.pl jest jednocześnie publicznym rejestrem — każdy obywatel może sprawdzić legalność zbiórki.

Formy zbiórki publicznej

Ustawa dopuszcza różne formy zbierania ofiar. Po nowelizacji 2023 katalog został rozszerzony o formy elektroniczne.

Tradycyjne formy

Puszki kwestarskie — klasyczna forma, wymaga oznakowanych, zaplombowanych puszek. Każda puszka musi mieć numer i być rozliczona protokolarnie.

Skarbony stacjonarne — umieszczane w sklepach, urzędach, kościołach za zgodą właściciela lokalu.

Listy ofiarodawców — zbieranie podpisów i wpłat na listach (coraz rzadziej stosowane).

Dary rzeczowe — zbiórka odzieży, żywności, sprzętu. Wymaga określenia sposobu przechowywania i dystrybucji.

Formy elektroniczne (po nowelizacji 2023)

Zbiórka SMS — wpłaty przez premium SMS. Wymaga umowy z operatorem i zgłoszenia numeru w formularzu.

Zbiórka online — dedykowane strony zbiórki z możliwością wpłat kartą lub BLIK-iem. Musi być powiązana z numerem zgłoszenia.

Terminale płatnicze — zbieranie ofiar kartą przy okazji zbiórek stacjonarnych (np. wolontariusze z terminalami mobilnymi).

Czego nie obejmuje zgłoszenie

Wpłaty na rachunek bankowy organizacji — nawet jeśli apel o wpłaty jest publiczny — formalnie nie stanowią zbiórki publicznej w rozumieniu ustawy. To dlatego wiele organizacji preferuje model „wpłać na konto" zamiast klasycznej zbiórki. Jednak po nowelizacji, jeśli organizacja aktywnie zbiera środki online za pomocą dedykowanej platformy (z przyciskiem „wpłać teraz"), kwalifikacja może być odmienna — warto skonsultować to z prawnikiem.

Nowelizacja 2023 — co się zmieniło

Ustawa nowelizująca z 2023 roku wprowadziła istotne zmiany, które obowiązują w pełni od 2024 roku:

1. Rozszerzenie definicji o formy elektroniczne

Przed nowelizacją status zbiórek internetowych był niejasny. Nowe przepisy jednoznacznie włączają zbiórki prowadzone w formie elektronicznej (online, SMS, terminale) do zakresu ustawy — pod warunkiem, że mają charakter publiczny i są kierowane do nieokreślonego kręgu osób.

2. Skrócenie terminu publikacji zgłoszenia

Ministerstwo ma teraz 3 dni robocze (wcześniej 7) na opublikowanie zgłoszenia. W praktyce większość zgłoszeń pojawia się w ciągu 24 godzin.

3. Obowiązek podawania numeru zgłoszenia

Każdy materiał promocyjny dotyczący zbiórki (ulotka, post w mediach społecznościowych, baner na stronie) musi zawierać numer zgłoszenia z portalu zbiorki.gov.pl. Brak numeru to naruszenie przepisów.

4. Elektroniczne sprawozdania

Sprawozdanie z przeprowadzonej zbiórki składa się wyłącznie elektronicznie przez portal. Papierowe formularze nie są już akceptowane.

5. Zaostrzenie sankcji

Prowadzenie zbiórki bez zgłoszenia to wykroczenie zagrożone grzywną do 10 000 zł (wcześniej do 5 000 zł). W przypadku recydywy lub znacznej skali naruszenia — do 25 000 zł.

6. Obowiązek informacyjny wobec darczyńców

Organizator musi informować darczyńców o przysługującym im prawie do wglądu w sprawozdanie ze zbiórki. Informacja ta powinna być dostępna w miejscu prowadzenia zbiórki lub na stronie internetowej.

Rozliczenie i sprawozdanie — terminy i wymogi

Każda zbiórka publiczna musi zostać rozliczona. Obowiązują dwa rodzaje sprawozdań:

Sprawozdanie z przeprowadzonej zbiórki

Składa się je w terminie 30 dni od zakończenia zbiórki (termin nieprzekraczalny po nowelizacji — wcześniej nie był precyzyjnie określony). Zawiera:

Łączną kwotę zebranych środków pieniężnych (z podziałem na formy — gotówka, SMS, online).

Wykaz zebranych darów rzeczowych z oszacowaniem ich wartości.

Liczbę wolontariuszy zaangażowanych w zbiórkę.

Informację o kosztach organizacji zbiórki.

Sprawozdanie ze sposobu rozdysponowania zebranych ofiar

Składa się je w terminie 3 miesięcy od zakończenia rozdysponowania środków. Jeśli środki są wydatkowane etapowo — sprawozdania częściowe składa się co 12 miesięcy. Zawiera:

Szczegółowy opis, na co przeznaczono zebrane środki lub dary.

Dokumentację potwierdzającą wydatki (faktury, umowy — do wglądu, nie załącza się do sprawozdania).

Informację o ewentualnych niewykorzystanych środkach i planach ich zagospodarowania.

Gdzie składać

Oba sprawozdania składa się wyłącznie elektronicznie przez portal zbiorki.gov.pl. Po zatwierdzeniu są publicznie dostępne — każdy może sprawdzić, jak organizacja wydała zebrane pieniądze.

Konsekwencje braku sprawozdania

Brak sprawozdania w terminie skutkuje wpisem ostrzegawczym przy organizacji w portalu.

Powtarzające się zaniedbania mogą prowadzić do odmowy przyjęcia kolejnych zgłoszeń.

W skrajnych przypadkach — zawiadomienie do prokuratury o podejrzeniu niegospodarności.

Najczęstsze błędy organizatorów zbiórek

Na podstawie danych z portalu zbiorki.gov.pl i doświadczeń organizacji pozarządowych — oto najczęstsze problemy:

1. Brak zgłoszenia

Najpoważniejszy błąd. Organizacja prowadzi zbiórkę „bo zawsze tak robiła", nie wiedząc, że od 2014 roku wymagane jest zgłoszenie. Grzywna: do 10 000 zł (do 25 000 zł przy recydywie).

2. Rozpoczęcie zbiórki przed publikacją zgłoszenia

Zgłoszenie zostało wysłane, ale organizacja nie czeka na publikację i startuje ze zbiórką. To nadal naruszenie — zbiórkę można prowadzić dopiero po ukazaniu się zgłoszenia w portalu.

3. Cel zbiórki niezgodny ze statutem

Fundacja zbiera na cel, który nie wynika z jej statutu. Takie zgłoszenie może zostać odrzucone, a jeśli zbiórka już trwa — zakwestionowane post factum.

4. Brak numeru zgłoszenia w materiałach

Plakaty, posty na Facebooku, ulotki — wszystko musi zawierać numer zgłoszenia. Organizacje często zapominają o tym w materiałach cyfrowych.

5. Przekroczenie terminu sprawozdania

30 dni na złożenie sprawozdania z zbiórki to termin, którego wielu organizatorów nie dotrzymuje. Konsekwencja: ostrzeżenie w portalu i utrudnienia przy kolejnych zbiórkach.

6. Mieszanie środków

Środki ze zbiórki publicznej powinny być wyodrębnione rachunkowo. Wrzucanie ich na ogólne konto organizacji bez oznaczenia utrudnia rozliczenie i budzi wątpliwości kontrolerów.

7. Nieprawidłowe rozliczenie puszek

Każda puszka musi być otwarta komisyjnie, a zawartość policzona i zaprotokołowana. Brak protokołów to częsty zarzut przy kontrolach.

8. Brak informacji o prawie wglądu

Po nowelizacji 2023 organizator musi poinformować darczyńców o prawie do wglądu w sprawozdanie. Brak takiej informacji na stronie zbiórki lub w miejscu jej prowadzenia stanowi naruszenie nowych przepisów.

Jak unikać błędów

Najskuteczniejszą metodą jest prowadzenie wewnętrznej checklisty zbiórki — od momentu planowania, przez zgłoszenie, realizację, aż po złożenie obu sprawozdań. Warto też wyznaczyć w organizacji jedną osobę odpowiedzialną za compliance zbiórkowy, która pilnuje terminów i kompletności dokumentacji.

Crowdfunding a zbiórka publiczna — różnice prawne

W 2026 roku wiele organizacji korzysta z platform crowdfundingowych (Zrzutka.pl, Patronite, GoFundMe). Czy to zbiórka publiczna?

Kiedy crowdfunding NIE jest zbiórką publiczną

Wpłaty na konto — jeśli platforma jedynie pośredniczy w przekazaniu wpłaty na rachunek bankowy organizacji, a darczyńca sam inicjuje przelew, to nie jest zbiórka publiczna w rozumieniu ustawy.

Finansowanie społecznościowe z nagrodą (reward-based crowdfunding) — darczyńca otrzymuje świadczenie wzajemne (produkt, usługę). To umowa sprzedaży lub darowizna z poleceniem, nie zbiórka.

Crowdfunding udziałowy (equity crowdfunding) — regulowany odrębnymi przepisami o finansowaniu społecznościowym.

Kiedy crowdfunding JEST zbiórką publiczną

Gdy organizacja aktywnie apeluje do nieokreślonego kręgu osób o przekazanie środków i jednocześnie zbiera je w sposób zorganizowany (np. wolontariusze z linkami do płatności, kody QR na ulicy prowadzące do zrzutki).

Gdy zbiórka online ma cechy „zbierania ofiar w miejscu publicznym" — bo internet po nowelizacji 2023 jest traktowany jako przestrzeń publiczna w kontekście zorganizowanych akcji zbiórkowych.

Szara strefa

Wiele akcji prowadzonych na platformach crowdfundingowych znajduje się w szarej strefie prawnej. Rekomendacja jest jednoznaczna: w razie wątpliwości — zgłoś zbiórkę. Zgłoszenie jest bezpłatne, procedura prosta, a konsekwencje braku zgłoszenia mogą być dotkliwe. Lepiej mieć zgłoszenie „na wszelki wypadek" niż ryzykować grzywnę.

Porównanie

Cecha

Zbiórka publiczna

Crowdfunding (wpłaty na konto)

Wymaga zgłoszenia	Tak	Nie
Regulacja prawna	Ustawa o zbiórkach publicznych	Kodeks cywilny (darowizna)
Sprawozdawczość	Obowiązkowa (portal)	Dobrowolna (ale zalecana)
Sankcje za brak zgłoszenia	Grzywna do 25 000 zł	Brak
Transparentność	Publiczny rejestr	Zależy od platformy

Podsumowanie — jak prowadzić zbiórkę zgodnie z prawem

Prowadzenie zbiórki publicznej w 2026 roku nie jest skomplikowane, ale wymaga świadomości przepisów i dyscypliny organizacyjnej. Poniższa lista kontrolna pomoże przejść przez cały proces bez potknięć:

Weryfikacja kwalifikacji — sprawdź, czy Twoja akcja spełnia definicję zbiórki publicznej i czy Twoja organizacja jest uprawniona do jej prowadzenia.

Zgłoszenie — złóż zgłoszenie na zbiorki.gov.pl z odpowiednim wyprzedzeniem (minimum tydzień przed planowanym startem).

Publikacja — poczekaj na publikację zgłoszenia w portalu — dopiero wtedy możesz legalnie rozpocząć zbiórkę.

Oznakowanie — umieszczaj numer zgłoszenia na wszystkich materiałach promocyjnych, zarówno drukowanych, jak i cyfrowych.

Ewidencja — prowadź wyodrębnioną ewidencję zebranych środków od pierwszego dnia zbiórki.

Sprawozdanie ze zbiórki — złóż w ciągu 30 dni od zakończenia zbierania ofiar.

Sprawozdanie z rozdysponowania — rozlicz sposób wydatkowania środków w ciągu 3 miesięcy od ich wykorzystania.

Archiwizacja — przechowuj dokumentację zbiórki (protokoły otwarcia puszek, potwierdzenia wpłat, faktury) przez minimum 5 lat.

Pamiętaj: transparentność buduje zaufanie darczyńców. Organizacja, która rzetelnie rozlicza zbiórki i publikuje sprawozdania, łatwiej pozyskuje środki w przyszłości. Portal zbiorki.gov.pl działa tu jak certyfikat wiarygodności — darczyńcy mogą sami zweryfikować, że zbiórka jest legalna i że zebrane środki trafiły we właściwe miejsce.

---

dlaNGO pomaga zarządzać fundraisingiem

Organizujesz zbiórkę publiczną i chcesz mieć pewność, że wszystko przebiega zgodnie z przepisami? dlaNGO to platforma stworzona specjalnie dla organizacji pozarządowych, która wspiera Cię na każdym etapie:

Planowanie zbiórki — szablony zgłoszeń, checklisty prawne, kalendarz terminów sprawozdawczych.

Zarządzanie wolontariuszami — ewidencja kwestarzy, przypisanie puszek, protokoły otwarcia.

Rozliczenie i sprawozdawczość — automatyczne generowanie sprawozdań na podstawie wprowadzonych danych, przypomnienia o terminach.

Analityka fundraisingowa — śledzenie skuteczności poszczególnych kanałów (puszki vs. online vs. SMS), porównanie z poprzednimi edycjami.

Nie ryzykuj grzywny za błędy proceduralne. Skorzystaj z dlaNGO i prowadź zbiórki publiczne profesjonalnie — z pełną kontrolą nad dokumentacją i terminami.

Wypróbuj dlaNGO za darmo →